DocuWareに代わる、オープンソースを基盤とした文書管理ワークフロー。スキャンによる取り込みから自動仕分け、ERPとの照合、WORMストレージへの証跡保全までを対象としています。
従来の文書受付は、既存のDocuWare環境と多くの手作業に依存していました。書類をスキャンし、バーコードラベルを貼り付け、伝票種別・取引先・案件番号を手入力する。時間がかかり、誤りが生じやすく、ライセンス費用も発生します。
そこで、オープンソースを基盤とした新しいワークフローを全面的に設計しました。3つの受付経路（紙のスキャン、XML電子請求書、ファイル格納）からの取り込みに始まり、自動認識、ERPとの照合、WORMストレージへの証跡保全までを対象とし、部門ごとの承認ワークフローも組み込んでいます。
現状： 業務プロセスの調査、目標アーキテクチャ、ツール選定、リスク評価は完了し、プロセス図を含む意思決定資料としてまとめています。現在は実装を進めている段階です。
本プロジェクトは単独で担当しました。既存の文書フローの現状調査、ツールの選定と評価、目標アーキテクチャの設計、各工程における利点とリスクの評価、そして実装までを担っています。専門的な個別事項については、同僚および各部門に随時確認しました。
自らの設計の弱点を、覆い隠さずに明示することも役割の一部と考えています。意思決定資料では、すべての利点に対応するリスクを併記しました。誰も確認しなくなった請求書処理の自動化は、削減した手作業よりも高くつくからです。
バーコードラベルの廃止はスキャン工程で最も体感しやすい改善ですが、新たな誤りの類型を生みます。区切り用紙の入れ忘れ、両面スキャン、白紙ページは、誤った位置での文書分割につながります。対処は可能ですが、運用設計と利用者への説明に必ず織り込む必要があります。
もっともらしい誤認識は、認識できないことより危険。 品質の低いスキャンは、一見正しく見える誤った自動割り当てを生みます。ERPとの照合は、まさにこの対策です。桁の入れ替わりや取引先の取り違えを、アーカイブに到達する前に検出します。
ERPへの新たな強い依存。 ERPとのODBC照合はプロセスの信頼性を高めると同時に、脆弱性も生みます。接続が失われれば、文書受付全体が滞留します。「データベースは常に利用可能である」という暗黙の前提ではなく、明確な代替手順が必要です。
cron処理の冪等性。 文書群を定期的に処理するジョブには、明確な状態管理が不可欠です。これを欠くと、同じ文書を二重に処理するか、あるいは取りこぼします。いずれも少量データのテストでは表面化せず、本番運用で確実に表面化します。
Paperless-ngx は取り込み・編集のためのシステムであり、証跡保全に対応した保管庫ではありません。その役割を担うのはWORMストレージですが、誰が・いつ・何を書き込むのかが定義されて初めて成立します。この受け渡し部分が、現行設計における最大の未解決事項です。書き戻し経路と運用手順書が定まらなければ、プロジェクト全体の価値を損なう法令要件（GoBD）上の不備が生じます。この点は意思決定資料において、隠さず「未解決」として明記しています。
